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Digital Cost Management: innovazione nella gestione costi

COSMAN svolge attività di misurazione, controllo e gestione dei costi aziendali in modalità digitale, potendo leggere in modo integrato e organico le informazioni digitali dalla rete capillare di dispositivi e applicazioni digitali in grado di monitorare i processi di acquisto e di impiego di alcune categorie di fattori produttivi.

Cosman si distingue oggi come provider della prima piattaforma integrata di Digital Cost Management denominata SHAPER®, un tool proprietario di Business Analytics che consente una gestione innovativa e continua dei costi anziché un approccio tradizionale fatto di interventi spot e discontinui, spesso stimolati da eventi esterni o eccezioni.

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Interventi di Cost Management

COSMAN conduce progetti di intervento su categorie di costo che il cliente desidera ottimizzare. Secondo una metodologia consolidata, viene avviata la diagnosi preliminare per il posizionamento di efficienza dell’azienda e l’individuazione dei saving potenziali sui costi indagati.

Segue la stesura di un piano di miglioramento da condividere con il management e si procede, infine, all’implementazione delle indicazioni fornite e al monitoraggio dei risultati conseguiti. Il lavoro di COSMAN è remunerato solo sulla base dei saving effettivamente conseguiti e limitatamente al primo anno di intervento.

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Mappatura, misurazione e ridisegno dei processi

Gli interventi di ottimizzazione promossi da COSMAN riguardano spesso le strutture interne all’azienda, impegnate in attività legate all’organizzazione complessiva.

Interessanti opportunità di razionalizzazione consistono nel ripensare l'organizzazione e il funzionamento di questi processi interni, attraverso metodologie e strumenti di mappatura e ottimizzazione (BPA/BPR, Lean Six-Sigma, DMAIC/DMADV, ecc.). Le innovazioni tecnologiche e le modalità organizzative sperimentali consentono di raggiungere livelli di saving altrimenti impossibili. 

Il bagaglio di competenze COSMAN consente di trasferire le best practice da un settore all’altro, con una lettura innovativa del contesto.

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E-catalog indipendenti e multi fornitore

I cataloghi elettronici sono molto efficaci per gestire gli acquisti di commodity, allo scopo di semplificare le procedure, ottimizzare i prezzi, minimizzare magazzini e scorte, standardizzare le forniture, responsabilizzare il fornitore. Spesso lo strumento è offerto proprio dal fornitore: in questo caso, però, l’utente tende ad acquistare più che a contenere la spesa. 


COSMAN propone invece un e-catalog RMS, indipendente e multi fornitore (interfacciabile con qualsiasi ERP aziendale), dove il cliente può far accedere più fornitori, avere il pieno controllo delle referenze proposte, definire vari livelli di autorizzazione alla spesa, gestire i preferiti e i carrelli standard per ordini ripetitivi, mantenendo una consuntivazione per centro di responsabilità e una piena visibilità su ordini, consegne e fatture.

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Stima dei fabbisogni aziendali e Budgeting consapevole

Il primo passo per la corretta ottimizzazione dei fattori produttivi è la quantificazione del fabbisogno aziendale di risorse.

Molte categorie di costo sono classificabili come costi indiretti perché, non essendo riconducibili a servizi o oggetti di costo, risultano scarsamente correlabili ai volumi raggiunti dal business e sono spesso stimati nel loro ammontare complessivo e legati a consuetudini.

COSMAN offre supporto per il monitoraggio e la quantificazione di tutti i driver di costo alla base dei costi indiretti, favorendo la corretta stima dei fabbisogni aziendali con una puntuale profilazione di tutti gli utenti e la conseguente predisposizione di un budget consapevole.

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Dimensionamento organizzazione e infrastrutture

Intervenire sul dimensionamento dell'organizzazione significa puntare al miglioramento dell'efficienza, mettendo in relazione le dimensioni della struttura organizzativa con processi, ruoli, competenze e strategia.

Il corretto dimensionamento può interessare anche le infrastrutture dell'azienda come la rete logistica, dove l'ottimizzazione dei processi caratteristici con strumenti di BPR e tecniche Lean può portare a saving significativi.

L'analisi delle esigenze aziendali e la loro evoluzione, infine, possono mettere in discussione scelte localizzative effettuate, stabilendo il corretto fabbisogno di spazi e quindi la soluzione immobiliare più idonea con l'ottimizzazione del Real Estate Sourcing.


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Analisi del posizionamento nei processi di consumo

COSMAN offre un’analisi di posizionamento dei propri clienti relativamente ai processi di consumo che riguardano i costi analizzati. 

Non si tratta di un benchmark di settore basato su campionature statistiche, piuttosto di un’analisi ad-hoc del cliente e dei suoi processi di consumo

Il confronto viene poi fatto con i dati raccolti nel tempo e che riguardano organizzazioni simili per dimensione e modalità di impiego delle risorse, ancorché appartenenti a settori differenti. È dal travaso delle esperienze che nascono opportunità, occorre guardare “out of the box”.

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Benchmarking e supporto nella gestione dei fornitori

Anche le sole condizioni contrattuali di acquisto possono essere oggetto dei servizi COSMAN.

Per selezionare una valida alternativa ai fornitori attuali, COSMAN conduce un’accurata analisi di benchmark considerando la struttura contrattuale e le condizioni offerte dai fornitori disponibili sul mercato, ed evidenziando così margini di potenziale negoziazione. 

Per selezionare un nuovo fornitore, COSMAN offre il proprio supporto all’interno di tutto il processo di acquisto, dalla predisposizione del bando di gara alla gestione del contratto, passando attraverso la definizione di SLA e KPI specifici.

La ricerca di forniture alternative in logica last call completa la gamma dei servizi offerti COSMAN, come contributo al miglioramento delle condizioni di acquisto del cliente.

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Modellizzazione dinamica per la scelta del fornitore

Nell'ambito delle applicazioni di Digital Cost Management, COSMAN ha sviluppato il modulo software SELFOR® che determina di volta in volta il fornitore migliore a cui affidare l'erogazione di un servizio o l’opportunità di ricorrere a più provider in parallelo (parallel sourcing). 


Si tratta di un'applicazione che recepisce i listini dei fornitori in uso dall’azienda e applica un algoritmo decisionale che seleziona l’offerta economica più vantaggiosa. L’algoritmo applica una modellizzazione dinamica, combinando da un lato le specifiche della prestazione richiesta e dall’altro le caratteristiche del sistema di offerta del singolo fornitore.

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Stesura di policy aziendali

Cosman realizza progetti di Cost Management con l’obiettivo di evitare sacrifici per l’organizzazione aziendale e mantenere stabili i livelli di servizio, qualità e sicurezza.

Per questo è fondamentale considerare le policy aziendali come vincoli che non devono essere messi in discussione. Quando invece la revisione delle policy può contribuire all’ottimizzazione dei costi, COSMAN mette in campo la propria esperienza, maturata in aziende nazionali e multinazionali, per contribuire a rivedere alcuni regole relative a diversi centri di costo come ad esempio business travel, parco auto, ristorazione-buoni pasto, welfare aziendale, cancelleria e materiali di consumo, manutenzioni, telecomunicazioni.

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Formazione del personale per ruoli di Cost Management

Svolgere attività di Cost Management significa unire competenze di programmazione e controllo dei costi, con capacità di fare challenging rispetto a singoli owner di costo. Sono figure professionali con background tecnico e specializzazione che creano asimmetria rispetto alla controllership, tanto da doversi attenere alle informazioni provenienti dalle direzioni tecniche. 


COSMAN propone un percorso formativo per risorse interne all’azienda, con l’obiettivo di preparare alcune risorse al ruolo di Cost Manager. Questo permette di rendere continuativa l'attività di ottimizzazione dei costi, offrendo all'azienda tutti i vantaggi competitivi derivanti dall'indirizzare l'impiego dei fattori produttivi alla massimizzazione del valore creato.

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Posizionamento degli oneri sulle retribuzioni

Gli oneri sulle retribuzioni sono un'importante categoria di costi che concorre a definire il costo del lavoro e che può quindi essere oggetto di ottimizzazione e di razionalizzazione, partendo proprio dalle assicurazioni INAIL e dai contributi INPS. 

Con riferimento all’INAIL, è possibile individuare risparmi verificando la corretta classificazione tariffaria dei rischi, la gestione degli infortuni e i potenziali sconti per la prevenzione adottata dall'azienda. Con riferimento all’INPS, i potenziali saving provengono dalla verifica del corretto inquadramento, dei fogli paga-LUL, degli importi corrisposti (trasferte, malattie, maternità, legge 104/92, assegni nucleo familiare), e del corretto calcolo di software paghe sia in insourcing che in outsourcing.

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Redesign della singola Direzione di Funzione

All’interno di ogni centro di competenza, gli analisi vantano una particolare specializzazione verticale, maturata attraverso l’esperienza sul campo e, nella maggior parte dei casi, un percorso professionale che ha compreso ruoli di responsabilità nel settore. 

Grazie a questa competenza, gli analisi sono in grado di intervenire sulla singola Direzione di Funzione fino a fornire servizi di riorganizzazione e di redesign, con l’obiettivo di raggiungere il massimo livello di ottimizzazione dei costi specifici. I più frequenti ambiti di intervento sono: Acquisti, Manutenzioni, Energie, Logistica e trasporti, Amministrazione del Personale, Real Estate Management, ecc.
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Temporary management per la singola Direzione di Funzione

Gli analisti di ogni centro di competenza sono stati scelti da COSMAN perché provengono dal mondo aziendale. Hanno quindi maturato una solida esperienza sul campo e spesso hanno già avuto ruoli di responsabilità nelle funzioni attinenti la loro specializzazione

Questo consente a COSMAN di fornire servizi di temporary management per la singola Direzione di Funzione, con particolare attenzione all'ottimizzazione dei costi specifici, per le seguenti funzioni: Acquisti, Manutenzioni, Energie, Logistica e trasporti, Amministrazione del Personale, Real Estate Management, ecc.
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Altri servizi specialistici per le Direzioni di Funzione

Ogni centro di competenza riunisce analisti specializzati nell’intervento sulla singola Direzione di Funzione, attraverso servizi avanzati che soddisfano esigenze puntuali, come ad esempio:

  • Supporto nella selezione dei sistemi informativi per il personale;
  • Costruzione di un modello operativo per consolidare i flussi informativi HR;
  • Implementazione del sistema di gestione dei processi informativi post paga per HR controller & reporting, anche con progettualità Worldwide;
  • Riprogettazione del packaging per ottimizzare i trasporti dei prodotti;
  • Servizi per minimizzare l'impatto economico e burocratico import-export nell’ottenimento di: ITV, IVO, status di Esportatore Autorizzato, Procedura Domiciliata e AEO;
  • Outsourcing della gestione del rapporto con i Comuni, in relazione alle tasse sui rifiuti.

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Supporto agli arbitraggi di performance nel Private Equity

Le competenze di Cost Management e di Digital Cost Management, unite alle modalità di intervento a success-fee rendono i servizi di COSMAN molto interessanti per il Private Equity, sia in fase di pre-acquisizione che in fase di post-acquisizione. 

COSMAN mette a disposizione i propri analisti per redigere assessment pre-acquisizione e due diligence sulle strutture di costo, in modo da quantificare il potenziale di saving delle organizzazioni aziendali da acquisire. 

In fase di post-acquisizione, è utile attivare progetti di ottimizzazione dei costi sulle realtà acquisite, per conseguire arbitraggi di performance e agire sull'efficienza operativa e strutturale, al fine di massimizzare la creazione di valore.
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