31 Marzo 2022

Una nuova organizzazione dell’ufficio acquisti per il massimo dell’efficienza

La mole di dati e la tipologia di attività che rientrano nella funzione acquisti di un’azienda sono sempre di più, per questo diventa necessario adottare nuovi strumenti e investire nella formazione del personale, potenziando così le prestazioni aziendali.Quali sono i limiti principali da evitare e quali, invece, le strade più adatte per efficientare e garantire una nuova organizzazione dell’ufficio acquisti ottimale? Ne parliamo all’interno di questo approfondimento.organizzazione ufficio acquisti

Il ruolo cruciale dell’ufficio acquisti in azienda

La funzione acquisti sta acquistando sempre più importanza all’interno delle aziende. I motivi sono molteplici: non solo contribuisce alla creazione del valore mitigando i rischi di fornitura, ma assicura inoltre il contenimento dei costi e il pieno soddisfacimento delle richieste interne, con uno sguardo vigile all’andamento dei mercati di fornitura per coglierne le potenzialità.

È ormai opinione condivisa che per poter assolvere a questi compiti è necessario che gli uffici acquisti evolvano e abbandonino l’approccio tradizionale per dotarsi di figure e strutture flessibili e dinamiche.

Quali sono i limiti per una crescita continua?

La difficoltà maggiore della funzione acquisti per potersi concentrare sulla creazione di valore risiede nella mancanza di strumenti adeguati atti a tenere sotto controllo l’andamento dei costi.

Spesso, infatti, l’analisi dei costi, in particolare quelli no-core (quindi non legati all’attività di produzione dell’impresa) è difficoltosa poiché i sistemi informatici aziendali sono strutturati per risolvere velocemente i problemi legati al riordino dei materiali per la produzione, ma non sono efficaci per le analisi di costo. 

Quali sono dei supporti validi?

Per fare in modo che l’ufficio acquisti sia in grado di gestire i dati delle varie attività e di trarne considerazioni utili con analisi accurate e puntuali è possibile affidarsi a sistemi digitali evoluti e innovativi.

Sono molteplici oggi i tool digitali che la funzione acquisti può trovare nelle piattaforme tecnologiche di digital cost management, proprio come Shaper: il software sviluppato da Cosman. Queste piattaforme permettono una riorganizzazione efficace e veloce della funzione, con la possibilità di:

  • accedere in tempo reale all’andamento del costo;
  • ottenere velocemente le informazioni dal mercato di fornitura per le attività di benchmarking;
  • avere un paniere taylor made aggiornato per gli MRO;
  • predisporre un contratto concentrandosi sulle informazioni fondamentali.

Come Cosman può aiutarti

Le colonne portanti della proposta Cosman per la riorganizzazione dell’ufficio acquisti sono due: tecnologia e formazione per incrementare le competenze interne.

1. Adottare una tecnologia smart

La piattaforma digitale Shaper, basata sulla metodologia Cosman, è in grado di seguire l’evoluzione del costo:

  • nelle sue componenti fondamentali: esigenza – fabbisogno, soddisfazione dell’esigenza – acquisto, utilizzo – impiego;
  • nella sua trasformazione nel tempo;
  • nelle opportunità offerte dal mercato.

Il Cliente può dotarsi della piattaforma Shaper in modalità SaaS con servizi modulari che vanno dall’apporto automatico di report strutturati, fino al supporto in determinati funzioni chiave come, per esempio, base dati di costo e marketing d’acquisto. 

2. Il valore della formazione del personale

L’ evoluzione della funzione acquisti necessita di professionalità formate. Le possibilità di formazione che Cosman mette a disposizione sono molteplici:

  • Una formazione strutturata in più sessioni. Affronta tutte le peculiarità della funzione e apporta il corretto bagaglio di metodo e conoscenze per professionalizzare il buyer, i category manager, etc.
  • Una formazione che si articola in attività di coaching. Il training viene effettuato in azienda affrontando sul campo le problematiche relative a una fase della funzione acquisti.
  • Una formazione mirata ad un’area specifica della funzione. Alcuni esempi possono essere: la negoziazione, la stipula dei contratti, il marketing d’acquisto, etc.

Valorizza l’ufficio acquisti della tua azienda offrendo gli strumenti più adatti

Le attività che l’ufficio acquisti deve gestire all’interno di un’impresa sono sempre di più e di valore: per essere svolte al meglio richiedono un approccio che si differenzi da quello tradizionale. Per una nuova organizzazione dell’ufficio acquisti diventa fondamentale affidarsi a strumenti digitali innovativi capaci non solo di controllare i dati a disposizione, ma anche di analizzarli a favore di una consapevolezza e una crescita nel tempo.

Ecco perché il supporto di Cosman avviene non solo tramite l’utilizzo di piattaforme digitali evolute, ma anche attraverso la formazione professionale e mirata del personale.

Come possiamo aiutare concretamente la tua realtà? Contattaci: capiremo quale soluzione si adatta meglio alle dinamiche e alle esigenze della tua azienda.

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