Cost Management: la leva più rapida sull’EBITDA

Perché il Cost Management può impattare subito

Il paradosso è che, proprio in manifattura, la gestione dei costi è una delle leve più rapide sull’EBITDA. I costi non sono un’entità astratta: sono materiali che entrano e scarti che escono, energia che sale o scende a seconda di come operano gli impianti, ore uomo che diventano produttività oppure overtime, qualità che si traduce in rilavorazioni e resi.
Quando si riesce a intervenire su queste leve con continuità, l’effetto economico arriva prima di molte iniziative di crescita. Ma perché questo accada, il Cost Management deve smettere di essere un progetto “extra” e diventare un sistema operativo: un modo semplice e ripetibile di misurare, decidere ed eseguire.

La prima svolta: misurare per decidere, non solo per consuntivare

Tutto inizia dalla misura, perché senza una base dati credibile ogni discussione si trasforma in opinioni contrapposte. Qui è utile ricordare un principio tipico del managerial costing: il modello di costo non serve solo a consuntivare, ma a supportare decisioni.
È una distinzione cruciale per un CFO: non basta “ripartire” i costi, bisogna renderli leggibili per capire cosa conviene cambiare.

In un contesto industriale, questa leggibilità si gioca su poche domande pratiche:
dove si sta generando COGS evitabile? Quanto costa davvero servire un cliente, un prodotto, un canale quando si sommano complessità logistiche, varianti, post-vendita? E quanto pesa la non qualità, cioè quell’insieme di scarti, rilavorazioni, controlli aggiuntivi, resi e garanzie che spesso viene trattato come fatalità più che come costo governabile?
Un modo semplice e molto direzionale per raccontarlo è la logica del Cost of Quality: prevenzione e controlli costano, ma costano molto meno dei fallimenti interni ed esterni.

La seconda svolta: dalla baseline al portafoglio iniziative

Quando la misura è solida, il passo successivo non è “tagliare”, ma scegliere. Il Cost Management diventa un portafoglio di iniziative, ordinato per impatto e fattibilità, che distingue due motori diversi: il COGS e le spese di struttura.

Sul COGS le leve tipiche sono industriali: materiali e procurement, consumi ed energia, produttività, scarti e rese, supply chain, manutenzione e fermate.
Sulle spese di struttura, invece, il tema è spesso l’inerzia: si continua a spendere perché “si è sempre fatto così”. È qui che metodi come lo Zero-Based Budgeting aiutano, perché obbligano a rimettere in discussione le assunzioni, euro per euro, e a collegare la spesa a un valore atteso, non alla storia dell’anno precedente.

Non è una bacchetta magica, ma è una disciplina utile quando l’organizzazione tende naturalmente a proteggere la spesa discrezionale.

La terza svolta: industrializzare per liberare tempo (e rendere i risparmi sostenibili)

Fin qui, però, molte aziende arrivano. Misurano, fanno workshop, producono liste di opportunità, magari ottengono anche qualche quick win. Poi la macchina quotidiana si richiude e, nel giro di pochi mesi, il programma perde energia.
È il punto in cui emerge il vero nodo: il Cost Management fallisce per mancanza di tempo.

E il tempo non si crea con più slide; si crea semplificando l’operatività. La terza fase è quella che trasforma un’iniziativa in un sistema: industrializzare.
Significa standardizzare regole e processi, togliere frizione dalle attività ripetitive, spostare il lavoro transazionale dove può essere gestito con specializzazione e tecnologia, e riportare manager e funzioni chiave sul lavoro ad alto valore: analisi, decisioni, controllo.

Anche nel mondo dell’outsourcing, infatti, la riduzione costi resta tra i driver principali, insieme a obiettivi di accesso a competenze e agilità: è un modo concreto per sostenere che servizi + tecnologia + specialisti non è una resa, ma una scelta di modello operativo.

L’aiuto di una piattaforma digitale con agentic AI: una “control tower” sugli extra-costi

È qui che una piattaforma digitale, potenziata da agentic AI, può fare la differenza: non come “reporting evoluto”, ma come un livello che osserva continuamente i segnali operativi e finanziari e aiuta a intervenire prima che l’extra-costo diventi strutturale.
In termini semplici, l’agentic AI porta dentro i sistemi un comportamento goal-driven e autonomo (entro confini definiti) per completare attività al posto dell’utente, non solo per rispondere a una domanda.

Applicata al Cost Management, questa logica può tradursi in agenti che monitorano le variabili che tipicamente gonfiano i costi (scarti e rilavorazioni, overtime, extra-trasporti, eccezioni nei flussi P2P, anomalie di consumo, deviazioni di resa), correlano eventi tra sistemi diversi, propongono cause probabili e suggeriscono azioni pratiche (fino ad avviare workflow o aprire task) mentre il fenomeno è ancora controllabile.
Proprio perché aumenta autonomia e velocità, però, serve una piattaforma con confini chiari, supervisione e osservabilità, così da tenere sotto controllo rischi, responsabilità e qualità delle decisioni.

Il punto di arrivo: una routine di governo in 90 giorni

Alla fine, il Cost Management efficace non è un grande programma annuale. È una routine di governo che vive su pochi elementi essenziali: una baseline credibile, un portafoglio di iniziative con numeri e responsabilità, e un modo industriale di eseguire che riduce il rumore operativo.

In 90 giorni si può già fare molto: costruire la base dati e i driver chiave, scegliere due o tre processi ad alta frizione su cui intervenire, e impostare un ciclo mensile in cui saving, scostamenti e azioni correttive diventano parte della gestione ordinaria.
Quando questo accade, il Cost Management smette di dipendere dall’eroismo individuale e diventa ciò che serve davvero a CFO e Direzione: una leva continua, misurabile e scalabile sulla performance economica.

FAQ

1) Perché il Cost Management spesso non funziona, anche se “lo facciamo già”?
Perché resta un’attività extra: la routine quotidiana assorbe tempo e si finisce per intervenire per emergenze o per abitudine, non con continuità.

2) Qual è il passaggio che fa davvero la differenza rispetto ai tagli lineari?
Costruire un sistema operativo: prima una misura credibile, poi un portafoglio di iniziative, infine l’industrializzazione per rendere i risparmi ripetibili.

3) A cosa serve una piattaforma digitale con agentic AI nel CM?
A tenere sotto controllo le variabili che generano extra-costi, segnalare anomalie e attivare azioni e workflow in modo continuo, così il Cost Management non dipende dall’eroismo delle persone.

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