4 Giugno 2025
RMS Cosman: l’e-catalog che cambia il volto del procurement digitale
Indice dei contenuti
La nuova era del processo di acquisto digitale: efficienza, trasparenza e controllo
Oggi la funzione acquisti non è più un semplice ufficio che ordina materiali, ma un pilastro di efficienza operativa e risparmio. Il procurement digitale comprende tutte le attività di ricerca, negoziazione e acquisto di beni e servizi, con un impatto diretto sui costi di fornitura, sulla qualità e sulla reputazione aziendale. In passato, queste attività venivano gestite con fogli Excel e numerose email: un approccio lento e soggetto a errori, con approvazioni che si perdevano tra le caselle di posta e poca chiarezza su chi avesse preso quale decisione.
Con il passaggio al digital procurement, questi ostacoli scompaiono. I dati di acquisto, invece di restare nascosti in documenti sparsi, diventano informazioni strutturate e disponibili in tempo reale. Un e-catalog intuitivo aiuta il buyer a fare scelte rapide, trasparenti e sempre sotto controllo di budget. Ed è qui che entra in gioco RMS Cosman, una piattaforma di Resource Management System pensata per rendere gli acquisti digitali semplici e smart.
Dal portale singolo all’e-catalog multi-fornitore
Immagina un’azienda che, fino a ieri, si affidava a diversi portali vendor: per ogni fornitura, il buyer doveva scaricare listini, allineare dati in Excel, richiedere approvazioni e infine creare l’ordine in ERP. Oltre alla perdita di tempo, c’era il rischio di restare vincolati a un unico fornitore, rinunciando a un reale confronto prezzi e perdere opportunità di risparmio acquisti.
Con RMS Cosman tutto cambia. La piattaforma è completamente indipendente e multi-fornitore, raccogliendo in un’unica interfaccia tutte le offerte del mercato. Bastano pochi clic per confrontare codici articolo, descrizioni tecniche e condizioni commerciali, senza saltare da un sito all’altro. Ogni prodotto è codificato con un codice univoco e dotato di attributi dettagliati, creando una vera “anagrafe elettronica” delle referenze. In questo modo si standardizzano gli acquisti, si evitano ordini errati e si garantisce un controllo puntuale sulla qualità della fornitura.
Il cuore di RMS Cosman: integrazione ERP e tracciabilità acquisti
Uno dei vantaggi principali di RMS Cosman è l’integrazione completa con qualsiasi ERP aziendale.
- Listini aggiornati e condizioni di pagamento si sincronizzano in modo bidirezionale tra l’e-catalog e il gestionale.
- Quando il buyer seleziona un articolo, l’ordine si genera automaticamente in ERP, azzerando gli inserimenti manuali e riducendo il rischio di discrepanze contabili.
Ogni fase del ciclo di acquisto digitale diventa totalmente tracciabile:
- Compilazione del carrello
- Invio richiesta di approvazione
- Conferma ordine
- Consegna merce
- Fatturazione automatica
Se un ordine supera la soglia di spesa predefinita, scattano notifiche automatiche ai livelli di approvazione (buyer, manager di reparto, CFO).
Workflow di approvazione flessibile e modulare
Implementare un workflow di approvazione ottimizzato è fondamentale per un procurement efficiente. Con RMS Cosman puoi configurare processi personalizzati in base a:
- Importo dell’ordine
- Categoria merceologica
- Ruolo o centro di responsabilità
Ad esempio:
- Materiale di consumo a basso valore: l’utente inserisce direttamente l’articolo in carrello e il buyer interno prende in carico la richiesta.
- Spese ad alto valore (macchinari, servizi professionali, materiali tecnici): il sistema inoltra automaticamente la richiesta al responsabile di reparto e, se necessario, al CFO, garantendo il rispetto della policy aziendale.
Questo approccio modulare accelera le decisioni e responsabilizza ogni stakeholder. Inoltre, RMS registra chi approva cosa e quando, rendendo semplice la ricostruzione del processo in caso di audit o verifica contabile.
I vantaggi concreti di un e-catalog indipendente
Chi sceglie di adottare RMS Cosman ottiene benefici tangibili già nei primi mesi:
- Ottimizzazione dei costi di approvvigionamento: grazie al confronto automatico tra più fornitori, l’azienda individua sempre la soluzione più vantaggiosa. I report di risparmio per centro di responsabilità mostrano in modo chiaro l’impatto di ogni decisione.
- Riduzione degli errori di ordine: la catalogazione standardizzata e le liste di “preferiti” minimizzano i rischi di acquisti errati o duplicati. Ciascun utente accede sempre alla referenza corretta, completa di descrizione univoca e codice identificativo.
- Maggiore efficienza operativa: la creazione di carrelli predefiniti per gli ordini ricorrenti riduce i tempi di compilazione. Il team acquisti può così focalizzarsi su attività a maggior valore aggiunto, come l’analisi di mercato e la negoziazione con fornitori strategici.
- Controllo e trasparenza totale: ogni ordine, consegna e fattura è registrato in dashboard centralizzate. Grazie ai KPI personalizzabili, si monitorano in tempo reale il rispetto dei budget, i trend di consumo e le performance dei vendor, incentivando una competizione virtuosa tra fornitori.
Come integrare RMS Cosman nella tua azienda
Integrare un sistema come RMS Cosman richiede alcuni passaggi fondamentali:
- Mappare il processo di acquisto attuale
- Comprendere flussi informativi, documenti coinvolti e strumenti utilizzati.
- Definire i requisiti chiave
- Identificare i workflow di approvazione, i livelli di autorizzazione alla spesa e le eventuali integrazioni con altri sistemi (ERP, CRM, piattaforme logistiche).
- Popolare l’e-catalog
- Importare i listini fornitori, creare categorie merceologiche omogenee e assegnare codici univoci a ogni referenza. Questo assicura un’anagrafe prodotti coerente e accurata.
- Avviare un progetto pilota
- Partire con un reparto o una categoria di acquisto specifica (es. materiale di consumo, servizi di manutenzione) per testare il sistema e correggere eventuali criticità prima di un rollout completo.
- Monitorare e migliorare
Tenere sotto controllo gli indicatori di performance (lead time di approvazione, risparmio medio per ordine, tasso di utilizzo del catalogo). Con gli alert e le dashboard di RMS Cosman, è possibile ottimizzare continuamente i workflow, aggiornare i listini e affinare le strategie di sourcing
Perché scegliere RMS Cosman
Scegliere RMS Cosman significa dotarsi di uno strumento pensato per:
- Visibilità completa su ordini, consegne e fatture, grazie a dashboard intuitive e report dettagliati;
- Controllo dei costi attraverso il confronto immediato delle offerte di diversi fornitori e la generazione di report sui risparmi ottenuti;
- Massima efficienza operativa, riducendo drasticamente i tempi di approvazione e i rischi di errore;
- Flessibilità e indipendenza dai singoli vendor, garantendo la possibilità di ampliare o modificare la rete fornitori in base alle esigenze di mercato;
- Integrazione nativa con ERP aziendali, evitando doppie registrazioni e assicurando la coerenza dei dati contabili.
FAQ – Domande frequenti
- Che cos’è un “e-catalog multi-fornitore” rispetto a un catalogo tradizionale?
Un e-catalog multi-fornitore come RMS Cosman raccoglie in un unico spazio le offerte di più fornitori, anziché dipendere da un solo venditore. Così puoi confrontare immediatamente prezzi, specifiche tecniche e condizioni di acquisto, risparmiando tempo e ottenendo il massimo risparmio. Permettendo un processo di acquisto digitale - Come funziona l’integrazione ERP con RMS Cosman?
RMS Cosman si collega al tuo ERP tramite API o importazione di file CSV/Excel. Allineando i codici univoci dei prodotti tra l’e-catalog e il gestionale, vengono sincronizzati automaticamente listini e ordini, eliminando inserimenti manuali e discrepanze.
Vuoi portare l’innovazione nei tuoi processi aziendali?
Se sei pronto a potenziare il tuo processo di acquisto digitale, ridurre i costi nascosti e garantire la massima trasparenza acquisti, non resta che scoprire RMS Cosman.
Prenota una demo personalizzata: un nostro esperto ti mostrerà come questa soluzione può integrarsi con il tuo sistema gestionale, ottimizzare i workflow di approvazione e trasformare ogni acquisto in un’occasione di risparmio e valore aggiunto per la tua azienda.